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Fiche pratique

Stages : obligations de l'employeur

Vérifié le 25 mars 2019 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), Ministère chargé du travail

Pour éviter les abus, les employeurs du secteur privé, public ou associatif sont soumis à une réglementation pour l'accueil de stagiaires. Elle concerne notamment : conditions de recours, durée maximale, rémunération obligatoire, signature d'une convention, nombre maximal de stages en cours, délai entre 2 stages. Le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié mais il doit tout comme ce dernier respecter les règles de son établissement d'accueil (horaires et durée légale du travail).

Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel de l'élève ou de l'étudiant, lui permettant d'acquérir les compétences professionnelles liées sa formation. Les missions qui lui sont confiées doivent être conformes au projet pédagogique de son établissement d'enseignement.

Un stage d'étudiant ne peut pas être proposé pour :

  • remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement ;
  • exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié) ;
  • faire face à un accroissement temporaire d'activité ;
  • occuper un emploi saisonnier.

Les stages hors cursus pédagogique, c'est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire, sont interdits.

Le stage doit être intégré à un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures minimum par année d'enseignement. Un minimum de 50 heures doit être dispensé en présence de l'étudiant.

Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Mais il doit mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans leur ordre d'arrivée, les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l' établissement.

Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

Un stage ne peut pas dépasser 6 mois par année d'enseignement.

Si le stage est réalisé par périodes fractionnées au cours d'une année d'enseignement, sa durée est de 924 heures au maximum sur l'année.

 À noter

en cas d'embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d'essai et prise en compte pour le calcul des droits liés à l'ancienneté.

Dans un organisme d'accueil d'au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l'effectif.

Par exemple : une entreprise de 45 salariés peut accueillir en même temps 7 stagiaires maximum (45 x 15 % = 6,75), l'effectif étant arrondi à l'entier supérieur.

Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires maximum en même temps.

Chaque tuteur ne peut suivre que 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.

  À savoir

lors de formations en milieu professionnel obligatoires (pour les diplômes technologique ou professionnel du second degré) dans les entreprises de 30 salariés maximum, le nombre de stagiaires ne peut pas dépasser 20 % de l'effectif. Ces PME ne peuvent pas non plus accueillir plus de 5 stagiaires en même temps.

L'employeur doit respecter un délai entre 2 stages : 1/3 de la durée du stage précédent.

Exemple : après un stage de 6 mois, il est tenu d'attendre 2 mois (6/3) avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

Cette obligation ne s'applique pas lorsque le stagiaire interrompt lui-même le stage.

Les stages doivent obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention signée entre :

  • le stagiaire (et, s'il est mineur, son représentant légal) ;
  • l'organisme d'accueil : entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme ;
  • l'établissement d'enseignement ou de formation ;
  • l'enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement ;
  • le tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil.

La convention doit obligatoirement mentionner :

  • l'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement ;
  • les activités confiées au stagiaire ;
  • les noms de l'enseignant référent et du tuteur ;
  • les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire ;
  • les conditions d'autorisation d'absence ;
  • le taux horaire de la gratification, calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les conditions de son versement ;
  • les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, par exemple) ;
  • le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail.

L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

L'inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage à l'établissement d'enseignement ou à l'organisme d'accueil.

Si le stage a lieu à l'étranger, une fiche d'information présentant la réglementation du pays d'accueil sur les droits et devoirs du stagiaire doit être annexée à la convention de stage.

  À savoir

l'accueil d'un stagiaire étranger est soumis à la validation par la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte) d'une convention entre le stagiaire, l'établissement de formation (ou l'employeur à l'étranger) et l'entreprise d'accueil ou l'organisme de formation professionnelle continue en France. Pour valider ce document, la Direccte exige une copie de la carte d'étudiant, une copie du passeport, une attestation d'assurance privée. Cette convention doit ensuite être envoyée au consulat pour obtenir un visa.

Un employeur qui accueille un stagiaire plus de 2 mois (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour), au cours de la même année scolaire ou universitaire, doit obligatoirement lui verser une gratification minimale.

La gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l'organisme d'accueil à partir de la 309e heure incluse, même de façon non continue.

En dessous de ce seuil de durée, la gratification reste facultative pour l'employeur.

Dans certaines conditions, cette gratification bénéficie d'une franchise de cotisations sociales.

En fin de stage, l'organisme d'accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage qui doit mentionner :

  • la durée effective totale du stage,
  • et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

Modèle de document
Modèle d'attestation de stage

Accéder au modèle de document  

Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Premier ministre

En cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d'autorisations d'absence d'une durée équivalente à ceux prévus pour les salariés.

Pour les stages supérieurs à 2 mois uniquement, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence pour le stagiaire.

Cette possibilité est facultative lorsque la durée du stage est inférieure à 2 mois.

La rémunération des congés est facultative pour l'employeur. Pendant un congé de grossesse, de paternité ou d'adoption, ou autres autorisations d'absence, prévus à la convention, le maintien de la gratification n'est pas obligatoire (elle est calculée sur le nombre d'heures de présence effective).

La gratification versée pendant ce congé bénéficie de la franchise de cotisations sociales, dès lors qu'elle est prévue dans la convention de stage

Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité d'entreprise, par exemple).

Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.

Frais de repas

Le stagiaire doit avoir accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés.

Ces avantages en nature sont exonérés de cotisations sociales pour l'employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 5,52 € en 2019.

Frais de transport

L'employeur doit rembourser une part des frais de transport engagés par le stagiaire dans les mêmes conditions que le remboursement aux salariés.

En cas de non-respect des règles d'encadrement des stages (quota maximal de stagiaires, durée maximale de travail, interdiction de confier au stagiaire des tâches dangereuses, désignation obligatoire d'un tuteur, par exemple), l'employeur encourt une amende administrative pouvant aller :

  • jusqu'à 2 000 € par stagiaire concerné ;
  • jusqu'à 4 000 € en cas de nouvelle infraction dans l'année qui suit la notification de la première amende.

Pour en savoir plus

Événements à venir

Nov
24
dim
14 h 30 min Après-midi récréatif Jeux en Fam... @ presbytère
Après-midi récréatif Jeux en Fam... @ presbytère
Nov 24 @ 14 h 30 min
Après-midi récréatif Jeux en Famille @ presbytère | Cruscades | Occitanie | France
Le Comité des Fêtes organise un après-midi récréatif où des jeux en famille seront proposés. Rendez-vous à 14h30 au presbytère. Entrée gratuite Une sélection de jeux vous sera proposée mais vous pouvez aussi apporter les[...]
Déc
15
dim
14 h 30 min Après-midi récréatif Jeux en Fam... @ presbytère
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Déc 15 @ 14 h 30 min
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