Lors de toute création d'entreprise ou déclaration d'activité, l'entrepreneur dont l'activité professionnelle consiste en des actes de commerce doit s'inscrire au RCS, que ce soit en tant que personne physique ou morale : SCI, SARL, société anonyme (SA), EURL, groupement d'intérêt économique...

L'absence volontaire d'immatriculation au RCS est considérée comme un délit de travail dissimulé.

La justification de l'immatriculation au RCS se fait par la présentation d'un document délivré par le greffe du tribunal de commerce (ou du tribunal d'instance ou de grande instance en Alsace et Moselle) :

• l'extrait K pour les personnes physiques (ou L s'il s'agit d'un établissement secondaire) ;
• l'extrait Kbis (ou K bis) pour les personnes morales (ou L bis s'il s'agit d'un établissement secondaire).

L'extrait constitue le seul document officiel et légal attestant de l'existence juridique d'une entreprise commerciale.

Dans la plupart des cas, pour être opposable et faire foi pour les démarches administratives, l'extrait doit dater de moins de 3 mois.

Ce document est généralement demandé lors d'une candidature à un appel d'offres public, de l'ouverture d'un compte en banque professionnel, d'achats de matériels professionnels auprès des distributeurs, etc.

L'extrait K ou Kbis renseigne sur l'activité de l'entreprise et regroupe toutes les mentions portées au RCS (auparavant consultables sur Euridile) :

• nom du greffe d'immatriculation ;
• raison sociale, sigle, enseigne ;
• numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et code NAF ;
• forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI...) ;
• montant du capital social ;
• adresses du siège et du principal établissement, et des éventuels établissements secondaires en Union européenne ou dans l'Espace économique européen ;
• durée de la société ;
• date de constitution ;
• activité détaillée ;
• nom de domaine du ou des sites internet de l'entreprise ;
• fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes ;
• référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.

Par ailleurs, il reprend toutes les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives : sauvegardes, redressements et liquidations judiciaires.

Pour obtenir un extrait K ou Kbis concernant une entreprise immatriculée en France, il faut s'adresser au greffe du tribunal du commerce dont dépend l'entreprise (ou de la chambre commerciale du tribunal d'instance ou de grande instance en Alsace et en Moselle).

L'extrait est délivré et certifié par le greffier.

La commande peut se faire directement en ligne, sauf pour les entreprises dont le siège social est situé en Alsace, en Moselle ou en Guyane.

La demande peut se faire soit par la dénomination sociale, le sigle ou le nom de l'entreprise, soit par son numéro Siren.

Ces informations étant publiques, toute personne a la possibilité d'effectuer une demande d'extrait K ou K bis auprès du greffe concerné.

Le service en ligne possède une option qui permet aux personnes morales de souscrire à un envoi périodique et automatique de l'extrait RCS, selon une périodicité et une durée choisies par l'usager (sauf pour les entreprises inscrites auprès du RCS du tribunal d'instance). Le document est alors envoyé automatiquement par courrier.